Wie ist mit bevorstehenden Audits umzugehen?

Für das Frühjahr sind bereits sehr viele Termine für Audits avisiert. Für viele stellt sich nun die Frage, wie damit umzugehen ist. Wir haben hierbei bereits mit Kontrollstellen gesprochen und die Infos dazu hier zusammengefasst.

Es wird von Seiten Kontrollstellen bzw. Standardhaltern (IFS, GMP+, etc.) daher bereits versucht verschiedenste praktikable Lösungen zu finden. Dies reicht von betrieblichen Eigenkontrollen bis hin zu Fernmethoden, um die Audits auch in dieser Zeit durchzuführen. In den verschiedensten Ländern wurden um das Coronavirus (COVID-19) einzudämmen auch verschiedene Maßnahmen getroffen. Daher ist es in dem ein oder anderen Land auch noch möglich Audits vor Ort durchzuführen. Selbstverständlich wird dabei auf die jeweiligen Betriebsmaßnahmen Rücksicht genommen. Hier gilt auch weiterhin, sofern Sie der Meinung sind, dass Auditoren ein Risiko für Ihren Betrieb darstellen, können Sie das Audit verweigern. Diese Verweigerung muss anhand einer Gefahren- und Risikoanalyse begründet werden.

Was ist zu tun?

Um hierbei nicht auf Überraschungen hinsichtlich bereits vereinbarten Auditterminen zu stoßen oder unnötige Anfahrts- oder Stornokosten zu vermeiden empfehlen wir folgenden Schritte:

• Treten Sie mit Ihrer Kontrollstelle in Kontakt und verweisen Sie auf das vorübergehende Betriebsbetretungsverbot.

• Vereinbaren Sie bereits jetzt einen Herbsttermin für die Zeit nach dem Betretungsverbot.
  Im Falle von IFS kann man dafür in der IFS Datenbank das vorhandene Corona-Klickfeld ankreuzen und im dazugehörige Corona-Kommentarfeld eine kurze Begründung anführen.

• Treten Sie mit Ihren Kunden in Kontakt und verweisen Sie darauf hin, dass Sie aufgrund der gegebenen Situation und um Ihren Betrieb, Ihre Mitarbeiter und die Produkte zu schützen, derzeit keine AuditorInnen empfangen können. Teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass Sie dennoch weiterhin mit allergrößter Sorgfalt daran arbeiten, sichere Produkte zu produzieren und bereits im Herbst einen Audittermin vereinbart haben. Diese Vorgehensweise ist vor allem dann wichtig, wenn Ihr Zertifikat in den nächsten Wochen und Monaten ablaufen sollte.

• Die zusätzlich verfügbare Zeit dafür nutzen, um die Dokumente zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren.

Gerne können wir Ihnen bei den genannten Themen unsere Unterstützung anbieten.

Bei Rückfragen und Kontaktaufnahme erreichen Sie uns unter:
+43 660 4582302 oder c.meissl@agentur-ritt.com